Datenschutzhinweise

Datenschutz im Bewerbungsverfahren: Was mit deinen Daten passiert

Schön, dass du dich für uns interessierst! Der Schutz deiner persönlichen Daten ist uns sehr wichtig. Damit du genau weißt, wie wir im Bewerbungsprozess mit deinen Daten umgehen, haben wir hier alle wichtigen Informationen transparent für dich zusammengefasst.

1. Wer ist für deine Daten verantwortlich?

Wir, die Sparkasse KölnBonn, sind für die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten im Bewerbungsverfahren verantwortlich.

Sparkasse KölnBonn
Hahnenstraße 57
50667 Köln

2. Dein direkter Draht zum Datenschutz

Hast du Fragen zur Verarbeitung deiner Daten oder möchtest du deine Rechte wahrnehmen? Unser Datenschutzbeauftragter hilft dir gerne weiter:

Matthias Berg
Datenschutzbeauftragter
Sparkasse KölnBonn
Hahnenstraße 57
50667 Köln
E-Mail: pk-datenschutz@sparkasse-koelnbonn.de

3. Welche Daten verarbeiten wir?

Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten, die du uns im Rahmen deiner Bewerbung zur Verfügung stellst oder die im Laufe des Bewerbungsverfahrens entstehen.

Dazu gehören typischerweise:

  • Stammdaten, z. B. Name, Adresse, Geburtsdatum
  • Kontaktdaten, z. B. Telefonnummer, E-Mail-Adresse
  • Bewerbungsdaten, z. B. Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, Zertifikate, Qualifikationen sowie Angaben zu Berufserfahrung, Kenntnissen und Fähigkeiten
  • Verfahrensdaten, z. B. Korrespondenz im Bewerbungsprozess, Gesprächsnotizen, Bewertungen, Statusinformationen und Termine
  • freiwillige Angaben, z. B. ein Foto, Hobbys oder sonstige Informationen, die du uns zusätzlich mitteilst

Wenn du uns besondere Kategorien personenbezogener Daten mitteilst, z. B. Angaben zu einer Schwerbehinderung oder gesundheitliche Informationen, verarbeiten wir diese nur, soweit dies rechtlich zulässig ist. Dies kann insbesondere der Fall sein, wenn die Verarbeitung zur Wahrnehmung von Rechten oder Pflichten im Zusammenhang mit dem Bewerbungsverfahren erforderlich ist oder du ausdrücklich eingewilligt hast.

Sofern deine Bewerbung über einen Personalvermittler, eine Personalberatung, einen Headhunter oder einen vergleichbaren Recruiting-Dienstleister an uns übermittelt wird, erhalten wir deine Bewerbungsdaten gegebenenfalls von diesem Dienstleister.

4. Wofür wir deine Daten nutzen und auf welcher Rechtsgrundlage

Wir nutzen deine Daten, um deine Bewerbung zu prüfen, den Bewerbungsprozess durchzuführen und über die mögliche Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses zu entscheiden.

Die Verarbeitung erfolgt insbesondere auf folgenden Rechtsgrundlagen:

  • Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
    zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die auf deine Anfrage hin erfolgen. Dazu gehören insbesondere die Bearbeitung deiner Bewerbung, die Durchführung des Auswahlverfahrens und die Kommunikation mit dir.
  • Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO
    soweit wir gesetzliche Pflichten erfüllen müssen.
  • Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
    soweit die Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist. Unsere berechtigten Interessen liegen insbesondere in der ordnungsgemäßen Durchführung und Dokumentation des Bewerbungsverfahrens, der IT-Sicherheit sowie der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
  • Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO
    wenn du uns freiwillig eine Einwilligung erteilst, z. B. für die Aufnahme in unseren Bewerber- oder Talentpool oder für eine längere Speicherung deiner Unterlagen für künftige Stellenbesetzungen.

Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden, erfolgt dies nur auf Grundlage einer einschlägigen gesetzlichen Erlaubnis nach Art. 9 Abs. 2 DSGVO oder auf Grundlage deiner ausdrücklichen Einwilligung.

5. Wer deine Bewerbung sieht

Deine Daten erhalten nur die Personen und Stellen, die sie für das Bewerbungsverfahren benötigen.

Innerhalb der Sparkasse können dies insbesondere sein:

  • Mitarbeitende des Personalbereichs
  • zuständige Führungskräfte und Fachbereiche
  • gegebenenfalls der zuständige Personalrat
  • gegebenenfalls die Schwerbehindertenvertretung
  • weitere intern beteiligte Stellen, soweit dies für das konkrete Bewerbungsverfahren erforderlich ist

Für unser Bewerbermanagement nutzen wir die Software der:

PERBILITY GmbH
Starkenfeldstraße 21
96050 Bamberg

PERBILITY verarbeitet personenbezogene Daten in unserem Auftrag und nach unseren Vorgaben. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Darüber hinaus arbeiten wir im Einzelfall mit Personalvermittlern, Personalberatungen, Headhuntern oder vergleichbaren Recruiting-Dienstleistern zusammen. Wenn deine Bewerbung über einen solchen Partner zu uns kommt oder ein solcher Partner in das Bewerbungsverfahren eingebunden ist, können wir mit diesem Dienstleister personenbezogene Daten austauschen, soweit dies für die Anbahnung oder Durchführung des Bewerbungsverfahrens erforderlich ist oder du eingewilligt hast.

Das kann insbesondere betreffen:

  • die Übermittlung deiner Bewerbungsunterlagen an uns,
  • Rückfragen zum Stand oder Inhalt des Bewerbungsverfahrens,
  • Abstimmungen zu deinem Profil, deiner Verfügbarkeit oder organisatorischen Rahmenbedingungen.

Soweit Personalvermittler, Personalberatungen oder Headhunter eigene Zwecke verfolgen, handeln sie regelmäßig in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortung. Soweit ein Dienstleister ausschließlich nach unseren Weisungen tätig wird, erfolgt dies im Rahmen einer Auftragsverarbeitung.

Ansonsten geben wir deine Daten nur weiter, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind oder du ausdrücklich eingewilligt hast.

6. Wie lange deine Daten bei uns bleiben

Wir speichern deine personenbezogenen Daten nur so lange, wie dies für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens und die Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist.

  • Wenn es diesmal nicht geklappt hat:
    Wir speichern deine Bewerbungsunterlagen nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens grundsätzlich für sechs Monate. Dies dient insbesondere dazu, mögliche Rechtsansprüche geltend zu machen, auszuüben oder abzuwehren, z. B. im Zusammenhang mit dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz. Danach werden deine Daten gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen oder du nicht in eine längere Speicherung eingewilligt hast.
  • Wenn du bei uns anfängst:
    Kommt es zu einer Einstellung, werden deine Bewerbungsdaten, soweit erforderlich, in deine Personalakte übernommen.
  • Wenn du in unseren Bewerber- oder Talentpool aufgenommen werden möchtest:
    Wenn du uns hierfür eine Einwilligung erteilst, speichern wir deine Daten für künftige Stellenbesetzungen für einen Zeitraum von zwei Jahren. Du kannst deine Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Nach Ablauf der vier Jahre oder nach Widerruf deiner Einwilligung werden deine Daten gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

7. Musst du diese Daten angeben?

Um deine Bewerbung prüfen zu können, benötigen wir bestimmte Angaben. Pflichtangaben sind entsprechend gekennzeichnet. Ohne diese Angaben können wir deine Bewerbung gegebenenfalls nicht oder nicht vollständig berücksichtigen.

Alle weiteren Angaben sind freiwillig.

8. Werden deine Daten in Länder außerhalb der EU oder des EWR übermittelt?

Nein. Eine Übermittlung deiner personenbezogenen Daten in Staaten außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums findet nicht statt.

9. Findet eine automatisierte Entscheidung oder ein Profiling statt?

Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung über deine Bewerbung findet nicht statt. Wir setzen auch kein Profiling ein, das rechtliche Wirkung für dich entfaltet oder dich in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt.

10. Deine Rechte

Du hast im Zusammenhang mit der Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten die folgenden Rechte, jeweils im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen:

  • Auskunft: Du kannst Auskunft darüber verlangen, welche personenbezogenen Daten wir über dich verarbeiten.
  • Berichtigung: Du kannst die Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten verlangen.
  • Löschung: Du kannst die Löschung deiner Daten verlangen, soweit keine gesetzlichen Gründe entgegenstehen.
  • Einschränkung der Verarbeitung: Du kannst verlangen, dass wir die Verarbeitung deiner Daten einschränken.
  • Datenübertragbarkeit: Du kannst verlangen, bestimmte Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.
  • Widerspruch: Du kannst der Verarbeitung deiner Daten widersprechen, soweit diese auf Art. 6 Abs. 1 lit. e oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruht.
  • Widerruf: Eine erteilte Einwilligung, z. B. für den Bewerber- oder Talentpool, kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Außerdem hast du das Recht, dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
LDI NRW
Kavalleriestraße 2–4
40213 Düsseldorf

11. Widerruf deiner Einwilligung

Sofern die Verarbeitung deiner Daten auf deiner freiwilligen Einwilligung beruht, kannst du diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zu deinem Widerruf bleibt davon unberührt.

12. Wie wir deine Daten schützen

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um deine personenbezogenen Daten vor Verlust, Missbrauch, unbefugtem Zugriff, unbefugter Offenlegung, Veränderung oder Zerstörung zu schützen.

Unsere Sicherheitsmaßnahmen passen wir laufend an den Stand der Technik an.

13. Cookies und technische Bereitstellung

Unser Online-Bewerbungsportal verwendet technisch notwendige Cookies und vergleichbare Technologien, damit das Portal sicher und zuverlässig funktioniert.

Weitere Informationen zu den eingesetzten Cookies und vergleichbaren Technologien findest du im Cookie-Hinweis unseres Bewerbungsportals.