Datenschutzhinweise

Datenschutzhinweise für Bewerberinnen und Bewerber

Im Folgenden informieren wir Sie nach Art. 13 und Art. 14 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) über die Erhebung personenbezogener Daten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens zur Einstellung beim Bezirk Unterfranken.

Wer ist für Datenverarbeitung verantwortlich?

Verantwortlich für die Datenerhebung ist:
Bezirk Unterfranken
Silcherstraße 5
97074 Würzburg
Telefon 09 31 79 59 0
Telefax 09 31 79 59 37 99
E-Mail: bezirksverwaltung@bezirk-unterfranken.de
 
Unseren Datenschutzbeauftragten können Sie unter folgenden Kontaktdaten erreichen:
Datenschutzbeauftragter
Telefon: 09352 503-20101
E-Mail: datenschutz@bezirkskrankenhaus-lohr.de

Was ist Zweck der Verarbeitung?

Im Rahmen des Auswahlverfahrens verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Bewerbungsdaten, soweit dies erforderlich ist, um Ihre Eignung, Befähigung und fachliche Leistung im Hinblick auf die Stelle, auf die Sie sich bewerben, zu beurteilen. 
 
Hierfür speichern wir alle von Ihnen uns zur Verfügung gestellten Daten im Rahmen Ihrer Bewerbung. Auf Basis der im Rahmen der Bewerbung übermittelten Daten prüfen wir, ob Sie zu einem Bewerberinterview als Teil des Auswahlverfahrens eingeladen werden können. 
 
Bitte beachten Sie, dass bestimmte personenbezogene Daten über Sie für die Beurteilung Ihrer Eignung, Befähigung und fachlichen Leistung im Hinblick auf die zu besetzende Stelle erforderlich sind. Sofern Sie die erforderlichen personenbezogenen Daten nicht bereitstellen, kann dies zur Folge haben, dass wir Sie für die zu besetzende Stelle nicht berücksichtigen können.

Auf welcher rechtlichen Grundlage basiert das?

Rechtsgrundlagen für die Datenerhebung und die Datenverarbeitung sind Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst. b DSGVO, Art. 9 Abs. 2 Buchst. b und h DSGVO (ggfs. Art. 9 Abs. 2 Buchst. a DSGVO), Art. 88 Abs. 1 DSGVO, Art. 8 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 und 3 BayDSG.
Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Bewerbungsdaten zu dem vorgenannten Zweck erfolgt auf Grundlage von Art. 103 Bayerisches Beamtengesetz (BayBG), bei Bewerbungen im Tarifbeschäftigtenbereich in entsprechender Anwendung. 

An welche Empfänger werden die Daten weitergegeben?

Ihre Bewerberdaten werden nach Eingang Ihrer Bewerbung von der Personalabteilung gesichtet. Im Rahmen des Auswahlverfahrens werden die Bewerberdaten nur von den Personen eingesehen bzw. verarbeitet, die mit dem Bewerbungs- und Einstellungsvorgang befasst sind. Dazu gehören neben der die Bewerbungsunterlagen elektronisch oder materiell entgegennehmenden und erfassenden Personen die Personalsachbearbeiter und auch die Führungskräfte (ggfs. Ausschüsse), die letztlich über die Einstellung mitentscheiden. Bei schwerbehinderten Menschen wird auch die Schwerbehindertenvertretung im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften beteiligt ebenso ggfs. der/die Gleichstellungsbeauftragte wenn die Voraussetzungen gegeben sind. Sollte es zu einem Bewerberinterview kommen, werden die Bewerbungs­unterlagen auch allen daran Beteiligten zugänglich gemacht. Darüber hinaus hat auch der jeweils zuständige Personalrat im Rahmen seiner Zustimmungsrechte nach dem Bayerischen Personalvertretungsgesetz einen Anspruch auf Einsicht in die Bewerbungs­unter­lagen. 

Im Rahmen der technischen und organisatorischen Abwicklung des Bewerbungsverfahrens können auch beauftragte Dienstleistungsunternehmen Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten erhalten, etwa zur Bereitstellung und Pflege des Bewerbermanagementsystems, zur technischen Unterstützung oder als spezialisierte Dienstleister wie z. B. Vernichtungsunternehmen. Diese Dienstleister werden gemäß den Vorgaben der DSGVO sorgfältig ausgewählt und vertraglich zur Einhaltung des Datenschutzes verpflichtet. Sie verarbeiten Ihre Daten ausschließlich in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen (sogenannte Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO). Die Offenlegung erfolgt ausschließlich und im Rahmen der Aufgabenerfüllung und/oder gesetzlichen Mitteilungspflichten. Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in ein Drittland erfolgt nicht bzw. nach den Voraussetzungen des fünften Kapitels der DSGVO.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung gem. Art. 22 DSGVO findet nicht statt. 

Ergänzend weisen wir darauf hin, dass eingereichte Bewerbungsunterlagen im Bewerbermanagementsystem mittels einer Texterkennungssoftware ausgelesen und die erkannten Inhalte strukturiert gespeichert werden. 
Bewerbungen, die per E-Mail eingehen, werden automatisiert in das Bewerbermanagementsystem übernommen. Postalisch eingereichte Bewerbungen werden digitalisiert und im System erfasst. Die Originalunterlagen senden wir Ihnen umgehend wieder zurück. 

Kategorien personenbezogener Daten

Folgende Kategorien von personenbezogenen Daten werden vom Bezirk Unterfranken verarbeitet:

  • Persönliche Daten wie Name, Anschrift und Kontaktmöglichkeit
  • schulische Ausbildung
  • beruflicher Werdegang
  • Schwerbehinderung (wenn von Ihnen angegeben)
  • Herkunft der personenbezogenen Daten

Die Daten werden grundsätzlich bei Ihnen direkt im Rahmen Ihrer Bewerbung erhoben. Darüber hinaus kann der Bezirk Unterfranken – soweit im Einzelfall für das Auswahlverfahren erforderlich – auch personenbezogene Daten aus öffentlich zugänglichen Quellen verarbeiten, z. B.: Suchmaschinen (wie Google), Berufliche Netzwerke (z. B. LinkedIn, XING), Veröffentlichungen.

  • Daten, die von den Bewerbenden freiwillig i.R.d. Bewerbungsprozesses mitgeteilt werden (z.B. Lebenslauf, Kontaktdaten, Zeugnisse, Schwerbehinderung usw.)
  • Ergänzende Daten, die im Rahmen des Auswahlverfahrens gewonnen werden (z.B. interne Bewertungen, Interview-Aufzeichnungen, etc.)
  • Daten aus öffentlich zugänglichen Quellen

Wie lange werden die Daten gespeichert?

Im Falle einer erfolglosen Bewerbung oder bei Rücknahme dieser löschen wir Ihre personenbezogenen Bewerbungsdaten spätestens zwölf Monate, nachdem eine Absage an Sie erfolgt ist; Bewerbungsunterlagen werden in diesem Zusammenhang vernichtet.
 
Im Falle einer erfolgreichen Bewerbung nehmen wir Ihre personenbezogenen Bewerbungsdaten im erforderlichen Umfang in die Personalakte auf. Die Aufbewahrung von Unterlagen in Personalakten richtet sich nach Art. 109 ff. BayBG, bei Tarifbeschäftigten in entsprechender Anwendung.

Ihre Rechte als „Betroffene“

Bezüglich Ihrer Rechte wird auf der Webseite des Bezirks Unterfranken -Rubrik „Datenschutz“ verwiesen: https://www.bezirk-unterfranken.de/datenschutz
 
Sollten Sie von Ihnen oben genannten Rechten Gebrauch machen, prüft der Bezirk Unterfranken, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind.
 
Wird während des Bewerbungsverfahrens die Löschung der Bewerbungsdaten begehrt, wird dies als Rücknahme der Bewerbung gewertet.

Nutzungshinweise

Bitte übermitteln Sie uns im Rahmen Ihrer Bewerbung nur die Informationen und Unterlagen, die für das Bewerbungsverfahren erforderlich sind. Angaben zu folgenden Themen sind in der Regel nicht erforderlich:

  • Informationen über Krankheiten,
  • Informationen über eine eventuelle Schwangerschaft,
  • Informationen über ethnische Herkunft,
  • politische, religiöse oder philosophische Überzeugungen,
  • Gewerkschaftszugehörigkeit und sexuelle Ausrichtung,
  • diffamierende oder entwürdigende Informationen,
  • Informationen, die in keinem konkreten Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung stehen.

Bitte stellen Sie außerdem sicher, dass Ihre Bewerbungsunterlagen frei von Schadsoftware (z. B. Viren) sind. Eingehende E-Mails und Dateianhänge werden automatisiert sicherheitsgeprüft. In Einzelfällen kann es aus technischen Sicherheitsgründen zu einer Blockierung oder Nichtverarbeitung einzelner Dateien kommen.

Bitte bewahren Sie Ihre Bewerbungsunterlagen unabhängig vom Übermittlungsweg für eigene Zwecke auf. 

Wir weisen darauf hin, dass trotz sorgfältiger Betreuung und Wartung unseres Bewerberportals zu vorübergehenden technischen Störungen oder Unterbrechungen kommen kann.   

Bezirk Unterfranken