Werkstudent (m/w/d) Dokumentenmanagement / Immobilienverwaltung zunächst befristet für 6 Monate
Ihre Karrierechance bei der SIM GmbH
Die SIM GmbH ist eine 100%-ige Tochtergesellschaft der Stadt-Sparkasse Solingen und wurde 2019 gegründet. Wir verfügen über mehrere Geschäftszweige und erbringen unter anderem Dienstleistungen rund um Bauprojekte und Immobilien. Zudem beraten wir unsere Kunden mit unserer Energieberatung bei der energetischen Sanierung ihrer Gebäude und kümmern uns um den Neubau der neuen Hauptstelle der Sparkasse in Solingen.
Zur Unterstützung unseres Immobilienmanagements suchen wir einen Werkstudenten (m/w/d), der uns bei der strukturierten Ablage, Ordnung und Digitalisierung unserer Dokumente unterstützt.
Im Mittelpunkt steht die Umsetzung einer bereits definierten Ordner- und Ablagestruktur für unsere Immobilien und Verwaltungsbereiche. Bestehende Dateien und Dokumente sollen geprüft, sinnvoll zugeordnet und in die neue Struktur überführt werden.
Ihre Aufgaben:
- Umsetzung der vorgegebenen digitalen Ordnerstruktur für unsere Immobilien
- Anlage der entsprechenden Objekt- und Verwaltungsordner
- Sichtung und Sortierung vorhandener Dokumente und Dateien
- Zuordnung der Unterlagen zu den richtigen Objekten und Themenbereichen
- Übertragung vorhandener Dateien aus bisherigen Ablagestrukturen in die neue Struktur
- Einheitliche und nachvollziehbare Benennung von Dateien
- Einpflegen und Scannen neuer Dokumente entsprechend der festgelegten Ablagelogik
- Erkennen und Kennzeichnen von Dubletten, veralteten Unterlagen und nicht eindeutig zuordenbaren Dokumenten
- Prüfung, ob wesentliche Dokumente in den jeweiligen Objektordnern vorhanden sind
- Unterstützung bei der Bereinigung historisch gewachsener Ablagestrukturen
- Pflege von Übersichten und gegebenenfalls Excel-Listen zur Dokumentation des Bearbeitungsstandes
- Abstimmung bei unklaren Dokumenten mit den zuständigen Mitarbeitern
- Unterstützung bei der weiteren Standardisierung und Optimierung der digitalen Ablage
Ihr Profil:
Wir suchen eine Person, die sehr strukturiert und gewissenhaft arbeitet. Besondere Fachkenntnisse im Immobilienbereich sind hilfreich, aber nicht zwingend erforderlich. Wichtig sind insbesondere:
- Status als eingeschriebener Student (m/w/d), idealerweise aus den Bereichen Immobilienwirtschaft, Facility Management, Betriebswirtschaft, Wirtschaftsinformatik, Wirtschaftsingenieurwesen oder einem vergleichbaren Studiengang
- sehr sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise
- gutes Verständnis für digitale Ablagestrukturen
- sicherer Umgang mit Windows, Microsoft Office und insbesondere Excel
- Fähigkeit, größere Mengen an Dokumenten systematisch zu bearbeiten
- gutes Verständnis für Zusammenhänge und Dokumenteninhalte
- Zuverlässigkeit, Sorgfältigkeit und Verantwortungsbewusstsein
- selbstständiges Arbeiten nach einer vorgegebenen Struktur
- keine Scheu davor, bei unklaren Sachverhalten gezielt Rückfragen zu stellen
- sensibler Umgang mit vertraulichen Daten und Dokumenten
- Spaß haben, Ordnung in bestehende Strukturen zu bringen und einen erkennbaren Fortschritt zu schaffen
- Teamfähigkeit
Was Ihnen wichtig ist – und uns auch:
- Wir pflegen ein kollegiales Betriebsklima mit guter Stimmung, gegenseitige Anerkennung und Wertschätzung, Hilfsbereitschaft und sozialer Unterstützung sowie die Zusammenarbeit in flachen Hierarchien.
- Sie erleben sinnstiftende und verantwortungsvolle Tätigkeiten in Immobilen- und Bauprojekten.
- Sie arbeiten in modernen und gut ausgestatteten Büroräumen in zentraler Innenstadtlage.
Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!
Aus datenschutzrechtlichen und organisatorischen Gründen können wir nur Bewerbungen berücksichtigen, die über unser Stellenportal eingehen. Bewerbungen per E-Mail oder über andere Jobbörsen können wir leider nicht annehmen.
Hinweis zum Bewerbungsprozess
Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens arbeiten wir mit der Stadt-Sparkasse Solingen zusammen, die uns unterstützt. Ihre Daten werden dabei im Auftrag der SIM GmbH und unter Einhaltung der DSGVO verarbeitet.