Assistenz (m/w/d)
Die Fachbereiche Finanzen sowie Gremien – Berufungen – Akademische Angelegenheit der Medizinischen Fakultät an der Albert-Ludwigs-Universität Freiburg suchen zum nächstmöglichen Eintritt eine
Assistenz (m/w/d)
Wenn das service-, ergebnisorientierte und agile Büromanagement zu Ihren Stärken zählt und Sie mit Freude und Kompetenz die täglichen Herausforderungen einer entlastend-unterstützenden Assistenz selbstständig und im Team meistern, dann freuen wir uns, wenn Sie Ihre Potentiale in Kürze bei uns entfalten!
Unser Angebot:
- eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit mit der Möglichkeit von Anfang an Verantwortung zu übernehmen
- ein modernes, offenes Arbeitsumfeld und ein engagiertes Team, das sich auf Sie freut
- berufliche und persönliche Entwicklungsmöglichkeiten durch ein umfangreiches Fort- und Weiterbildungsangebot
- hohe Arbeitsplatzsicherheit und ein sicheres Einkommen nach dem Tarifvertrag des Landes Baden-Württemberg
- gleitende Arbeitszeiten und z.T. Möglichkeit zur Telearbeit („home office“)
- Vereinbarkeit von Familie und Beruf
- weitere Leistungen, wie z. B. ergänzende Altersvorsorge des Öffentlichen Dienstes oder JobTicket UKF
Ein Einblick in Ihre Aufgaben:
- organisatorische und administrative Unterstützung der für die Fachbereiche Finanzen und Gremien-Berufungen-Akademische Angelegenheiten verantwortlichen Leitungen und der jeweiligen Teams im Tagesgeschäft, durch selbstständiges Bearbeiten der Korrespondenz, Terminkoordination einschließlich Raumbuchungen, Vorbereitung von Sitzungsräumen sowie Einrichten virtueller Sitzungsräume, Wiedervorlagenmanagement
- eigenständige Bearbeitung und Digitalisierung des z.T. noch in Papierform eingehenden Postein- und –ausgangs und digitale Ablage in elektronische Akten
- Übernahme der Aufgaben einer*s Zeitbeauftragten für die beiden Fachbereiche
- Unterstützung der Beschaffungsprozesse im digitalen SAP-Workflow
- Bedienen von Cloud- oder Serversystemen
- organisatorische und technische Unterstützung bei Sitzungen
- Erstellen von Protokollauszügen und professionellen Präsentationen
- kontinuierliche Pflege der Homepage der Fachbereiche
- administrative Begleitung von Ausschreibungs- und Einstellungsverfahren über das Bewerbermanagement-Portal „concludis“
- Mitarbeit bei der Weiterentwicklung des implementierten Qualitätsmanagementsystems, inkl. Prozessverantwortung für Unterstützungsprozesse
- vorbereitende Arbeiten für die Buchhaltung
- Organisation von Dienstreisen
Ihr Profil:
- erfolgreich abgeschlossene Ausbildung im mittleren Verwaltungsdienst, als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Management-/Direktionsassistent*in, Rechtsanwalts- oder Notarfachangestellte*r (m/w/d) oder eine abgeschlossene vergleichbare Ausbildung
- ausgezeichnete kommunikative Fähigkeiten in Wort und Schrift, auch in englischer Sprache
- sehr gute Beherrschung der gängigen MS Office-Tools
- Erfahrung in der Arbeit mit elektronischen Akten sind von Vorteil
- idealerweise Erfahrung mit SAP und im Qualitätsmanagement sowie in der Homepagepflege
- Organisationsgeschick, Durchsetzungsvermögen mit souveränem und freundlichem Auftreten
- vorausschauende, engagierte, eigenverantwortliche, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
- ausgeprägtes Teamverständnis und Flexibilität
- ein hohes Maß an Einsatzbereitschaft
Bei Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen ist eine Eingruppierung nach TV-L E 8 möglich.
Wir freuen uns über Ihre aussagekräftige Bewerbung (Motivationsschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse) bis spätestens 09.01.2026 über das Online-Bewerbungsportal.
Die persönlichen Gespräche sind zeitlich kurz nach Ablauf der Bewerbungsfrist geplant.
Albert-Ludwigs-Universität Freiburg
Medizinische Fakultät - Dekanatsverwaltung
Bettina Abels – Fachbereichsleitung Gremien-Berufungen-Akdademische Angelegenheiten
Breisacher Straße 153, 79110 Freiburg
Fragen? Für nähere Informationen kontaktieren Sie uns gerne:
dekanat@uniklinik-freiburg.de