Die TOPTICA Photonics SE ist ein international führender, mittelständischer Hightech-Hersteller von Lasersystemen für Wissenschaft, Biotechnologie und Messtechnik mit weltweit über 600 Mitarbeitenden. Hohe Motivation und Eigenverantwortung im Dienste der Kund*innen prägen die Firmenphilosophie des privat geführten "Hidden Champion", welche von den Mitarbeitenden mit großem Engagement gemeinsam gelebt wird. Zu den Kund*innen zählen namhafte Industrieunternehmen genauso wie zahlreiche Nobelpreisträger*innen.

Specialist Order Processing and Export (m/w/d)

Wenn Kunden unsere Lasersysteme bestellen, kommt das Team „Order Processing“ ins Spiel. Es ist Dreh- und Angelpunkt für die Erfassung und administrative Abwicklung der eingehenden Aufträge und begleitet den Prozess bis zur erfolgreichen Auslieferung unserer Produkte an Kunden weltweit. Das Team koordiniert auch die Versandvorbereitung, kümmert sich um die erforderlichen Exportformalitäten und stellt sicher, dass alle relevanten Steuer-, Zoll- und gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden.

Als zentrale Schnittstelle arbeitet das Team eng mit vielen Bereichen des Unternehmens zusammen – unter anderem mit Sales, Produktionsplanung, Lager & Logistik, Einkauf und Buchhaltung.

Was erwartet Sie als Sachbearbeiter*in Auftragsabwicklung und Export bei uns?

Auftragsbearbeitung in Absprache mit den Abteilungen Vertrieb und Exportkontrolle mit Prüfung auf Vollständigkeit
Vorbereitung des Auftragsdurchlaufs und Terminüberwachung
Erstellung von Versanddokumenten (Deutschland, Europa, Drittländer) und ggf. gesamte Zollabwicklung, inklusive Erstellung der Ausfuhranmeldung gemäß der entsprechenden Außenhandelsrichtlinien
Beauftragung der Spediteure und Überwachung des Transportwegs
Fakturierung, Rechnungskontrolle und Abwicklung von Dokumenteninkassos
Aktive Abstimmungen mit externen und internen Schnittstellenpartnern
Beratung und Unterstützung interner Fachabteilungen im internationalen Warenverkehr
Stammdatenverwaltung im ERP-System
Unterstützung der Einkaufsabteilung beim Import von Waren aus Nicht-EU-Ländern

Must-haves – Das bringen Sie unbedingt mit:

eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z.B. im Groß- und Außenhandel oder in der Spedition oder ein fachlich passendes Studium
Berufserfahrung in der Auftragsabwicklung in einem international tätigen Unternehmen
Erfahrung im Umgang mit ERP-Systemen
gute Kenntnisse im Versandablauf sowie im Export- und Zollwesen
sehr gute Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch, um die Zusammenarbeit und den Austausch mit den internen und externen Schnittstellen zielführend zu steuern
ein strukturierter und sorgfältiger Arbeitsstil mit einem hohen Qualitätsanspruch und Aufmerksamkeit für die vielen kundenspezifischen Anforderungen
Spaß an der Arbeit im Team gepaart mit einer hohen Eigenverantwortung

Nice-to-haves – Es wäre super, wenn Sie Folgendes mitbringen:

Interesse an der aktiven Mitgestaltung von Prozessverbesserungen
Berufserfahrung in einem produzierenden Unternehmen
Erfahrung im Umgang mit Navision / Microsoft Dynamics 365 Business Central und Dokumentenmanagementsystemen
Grundlegende Kenntnisse im Bereich Import

Schön, wenn Sie folgende Begriffe schon mal gehört haben:

Exportkontrolle
Akkreditiv
Gelangensbestätigung
Beistellung
Dreiecks-Geschäft
Präferenz

Das bieten wir Ihnen:

eine lebendige Gemeinschaft mit Austausch auf Augenhöhe, gemeinsamem Lachen, unter anderem beim Tischtennis, Billard oder einfach bei einem Espresso – Siebträger ;) – in unserem „Kulinarium“ und epischen Unternehmungen (Sommerfest, Betriebsausflug, Lunch-Lotterie, Weihnachtsfeier)
eine authentische Duz-Kultur und kurze Entscheidungswege
eine individuelle Einarbeitung neuer TOPTICAner*innen begleitet durch eine*n persönliche*n Patin/Paten
maßgeschneiderte Weiterbildung – vielfältige Lernmöglichkeiten für jeden Bedarf
Unterstützung in allen Lebenslagen: Employee Assistance Program für Mitarbeitende und Angehörige
Energie für zwischendurch in Form kostenfreier Softgetränke, Kaffee/Tee, frischem Obst und Eis
großzügige Urlaubstage: 30 + zusätzlich besondere Feiertage (z.B. Heiligabend, Silvester)
finanzielle Extras wie Weihnachtsgeld, Mitarbeiterbonus, betriebliche Altersvorsorge
stolze Auszeichnungen als „Bayern's Best 50“ und „Fahrradfreundlicher Arbeitgeber“

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